تاکنون به معنی لغوی سند توجه نموده اید، این کلمه از دیدگاه های مختلف معانی مختلف و در عین حال نزدیک به هم دارد که این مقاله به بررسی این کلمه که بیشتر در سیستم بایگانی اداری و بایگانی ریلی استفاده می شود می پردازد.

از نظر لغوی در لغتنامه دهخدا به معنی تکیه گاه بوده و فرهنگ مشیری آن را به عنوان مدرک مستندد معنی کرده است. البته در فرهنگ معین برای این کلمه با دو معنی نزدیک به هم روبرو می شویم، نخست نوشته که قابل استناد باشد و دیگری مهر و امضای قاضی و هکم فرمان پادشاهی و دست نوشته مکتوبی که بدان اختیار شغل و ملکی را به کسی رائه می دهند.

روش های نوین بایگانی

کلمه سند از دیدگاه حقوق اسلامی دارای معنی دیگری بوده و در اصطلاح فقه اسلامی شامل یک روایت حدیث می باشد و معنی جمله سند به طریق متن آن می باشد که دانسته شود حدیث، ماخذ از قول چه کسی می باشد. در معنی کامل تر می توان این گونه عنوان نمود که سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد.

در قوانین مالی ایران سند را به صورت موردی تعریف کرده است و طبق ماده 16 قانون محاسبات عمومی مکتوب 21 سفر 1329 بودجه دولت شامل سندی از معاملات داخلی و خرج مملکتی برای مدت معین می باشد که در آن تمام موارد پیش بینی و تثبیت گشته است. در این دید منظور از سند مالیه مدت مزبور می باشد که شامل یکسال شمسی است.

روش های نوین بایگانی

از دیدگاه حسابداران این کلمه کمی متفاوت بوده و شامل نوشته ای می باشد که در یک سازمان، شخص حقیق و یا حقوقی که با آن سازمان در ارتباط می باشد شغول يا بري نمايد يا مبين پرداخت وجهي جهت خريد كالا يا خدمات و يا حاكي از انعقاد قرارداد يا وقوع عقدي باشد و يا از آثار ناشي از حقوق خاصي حكايت نمايد به شرط وجود اهليت و دارا بودن امضاء مجاز لازم براي رسيدن به يكي از مقاصد سند محسوب مي‌شود (همان كتاب ص 26

 تعريف سند در قانون سازمان اسناد ملي ايران:
كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكسها، نقشه‌ها، كليشه ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري داشته باشد. تبصره ماده اول قانون مصوب 17/2/1349)
 
تعريف سند از ديدگاه علم كتابداري:
هر نوع نوشته خطي، چاپي، عكسي و يا بصورتهاي ديگر و هر شيئي مادي را كه بتوان از محتواي آن اطلاعاتي بدست آورد "دبيزه" يا "مدرك" گويند. (اصطلاحات كتابداري)
پس از تجزيه و تحليل وجوه اشتراك و افتراق تعاريف ياد شده، عبارت زير به عنوان تعريف سند پيشنهاد می شود:
"
سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم ازنوشتاري، ديداري، شنيداري كه توسط اشخاص حقيقي يا حقوقي ايجاد شده و داري ارزش نگهداري باشد." 

شرکت پوم آرا با در اختیار داشتن بهترین طراحان در زمینه طراحی و تولید سیستم بایگانی اداری ، جهت بایگانی و همین طور دسترسی راحت تر به اسناد مربوط به سازمان خود استفاده از بایگانی ریلی را پیشنهاد می دهد. همین طور آمادگی خود جهت پیاده سازی دکوراسیون اداری و پارتیشن اداری را اعلام می دارد.